Mahnwesen im Unternehmen

Warum konsequentes Forderungsmanagement unverzichtbar ist

In vielen Unternehmen steht der Umsatz im Mittelpunkt. Aufträge werden gewonnen, Leistungen erbracht und Rechnungen geschrieben. Doch ein Umsatz allein sorgt noch nicht dafür, dass Geld auf dem Geschäftskonto ankommt.

Zwischen „Rechnung geschrieben“ und „Geld erhalten“ kann eine erhebliche Zeitspanne liegen. Und genau hier beginnt die Bedeutung eines professionellen Mahnwesens.

Ein konsequentes Forderungsmanagement stellt sicher, dass offene Rechnungen nicht aus dem Blick geraten, Zahlungsziele eingehalten werden und Unternehmen ihre Liquidität besser steuern können. Besonders relevant ist das für Unternehmen, die der Sollversteuerung unterliegen.

Denn hier kann eine paradoxe Situation entstehen: Das Unternehmen hat die Umsatzsteuer bereits an das Finanzamt abzuführen, obwohl der Kunde die zugrunde liegende Rechnung noch gar nicht bezahlt hat.

Was bedeutet Sollversteuerung

ei der Sollversteuerung entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich bereits in dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Lieferung oder sonstige Leistung ausgeführt wurde. Entscheidend ist also grundsätzlich nicht, wann der Kunde tatsächlich bezahlt.

Ein einfaches Beispiel:

Ein Unternehmen erbringt im September eine Leistung über 10.000 Euro netto. Hinzu kommen bei 19 Prozent Umsatzsteuer 1.900 Euro Umsatzsteuer. Die Rechnung beläuft sich damit auf insgesamt 11.900 Euro.

Der Kunde hat jedoch ein Zahlungsziel von 30 Tagen und überweist erst im Oktober – oder vielleicht sogar erst im November.

Bei der Sollversteuerung entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich bereits für den Voranmeldungszeitraum, in dem die Leistung ausgeführt wurde. Das Unternehmen muss die Umsatzsteuer also entsprechend berücksichtigen, obwohl die 11.900 Euro noch nicht auf dem eigenen Konto eingegangen sind.

Damit wird aus einer offenen Forderung schnell auch ein Liquiditätsthema.

Warum das Mahnwesen gerade bei Sollversteuerung so wichtig ist

Eine offene Rechnung ist zunächst eine Forderung des Unternehmens gegenüber seinem Kunden. Wirtschaftlich wurde die Leistung bereits erbracht, das Geld steht dem Unternehmen aber noch nicht zur Verfügung.

Gleichzeitig können bereits verschiedene Zahlungsverpflichtungen bestehen:

• Umsatzsteuer an das Finanzamt
• Löhne und Gehälter
• Miete und Leasing
• Lieferantenrechnungen
• Versicherungen
• Finanzierungskosten
• weitere laufende Betriebsausgaben

Das Unternehmen muss diese Verpflichtungen bezahlen, während es selbst noch auf den Zahlungseingang wartet.

Aus einer offenen Rechnung kann schnell ein Liquiditätsproblem werden

Nehmen wir erneut eine Rechnung über 11.900 Euro brutto.

Der Kunde zahlt nicht zum vereinbarten Termin. Eine einzelne verspätete Zahlung muss noch kein Problem darstellen. Schwieriger wird es, wenn sich mehrere offene Rechnungen gleichzeitig ansammeln.

Dann fehlen dem Unternehmen möglicherweise bereits 42.840 Euro Liquidität, obwohl die entsprechenden Leistungen längst erbracht und die Umsätze grundsätzlich steuerlich erfasst wurden.

Bei der Sollversteuerung ist deshalb eine zentrale Erkenntnis besonders wichtig:

Gewinn, Umsatz und Liquidität sind nicht dasselbe.

Ein Unternehmen kann wirtschaftlich profitabel arbeiten und trotzdem in eine Liquiditätskrise geraten, wenn Kunden ihre Rechnungen zu spät oder überhaupt nicht bezahlen.

Mahnwesen bedeutet mehr als eine Zahlungserinnerung

Ein professionelles Mahnwesen beginnt nicht erst dann, wenn eine Rechnung bereits mehrere Wochen überfällig ist.

Vielmehr sollte der gesamte Prozess strukturiert sein:

1. Rechnung zeitnah stellen

Je früher eine ordnungsgemäße Rechnung beim Kunden eingeht, desto früher kann die Zahlungsfrist beginnen.

2. Zahlungseingänge überwachen

Offene-Posten-Listen oder digitale Buchhaltungssysteme sollten regelmäßig kontrolliert werden.

3. Zahlungsziele eindeutig definieren

Für den Kunden muss klar erkennbar sein, wann die Rechnung fällig ist und auf welches Konto gezahlt werden soll.

4. Frühzeitig reagieren

Ist das Zahlungsziel überschritten, sollte nicht wochenlang gewartet werden.

5. Gestuft mahnen

Je nach Unternehmensprozess kann beispielsweise mit einer freundlichen Zahlungserinnerung begonnen werden, bevor weitere Mahnstufen folgen.

6. Problemfälle konsequent bearbeiten

Reagiert ein Kunde nicht, sollte geprüft werden, welche weiteren Maßnahmen sinnvoll und rechtlich zulässig sind.

Warum Unternehmer offene Forderungen nicht „laufen lassen“ sollten

In der Praxis entstehen offene Forderungen aus ganz unterschiedlichen Gründen.

Manchmal wurde eine Rechnung schlicht übersehen. Manchmal gibt es einen internen Freigabeprozess beim Kunden. In anderen Fällen ist der Kunde mit der Leistung oder Rechnung nicht einverstanden.

Und manchmal fehlt schlicht die Zahlungsbereitschaft.

Genau deshalb sollte ein Unternehmer nicht automatisch davon ausgehen, dass eine überfällige Rechnung irgendwann schon bezahlt wird.

Zeit ist im Forderungsmanagement ein wichtiger Faktor.

Je früher ein Unternehmen erkennt, dass eine Forderung problematisch wird, desto früher kann es reagieren.

Das gilt insbesondere bei größeren Rechnungsbeträgen. Wenn beispielsweise eine einzelne Forderung einen erheblichen Anteil des monatlichen Cashflows ausmacht, kann eine verspätete Zahlung wesentlich gravierendere Auswirkungen haben als eine kleinere offene Rechnung.

Der besonders kritische Fall: Die Rechnung wird gar nicht bezahlt

Besonders problematisch wird es, wenn aus einer verspäteten Zahlung ein tatsächlicher Forderungsausfall wird.

Denn bei der Sollversteuerung wurde die Umsatzsteuer grundsätzlich bereits mit Ausführung der Leistung berücksichtigt. Die spätere Nichtzahlung des Kunden ändert daran zunächst nichts. Für eine Berichtigung der Umsatzsteuer kommen die gesetzlichen Voraussetzungen des § 17 UStG ins Spiel. Das Umsatzsteuergesetz sieht vor, dass bei einer Änderung der Bemessungsgrundlage der geschuldete Steuerbetrag entsprechend zu berichtigen ist.

Für Unternehmen bedeutet das:

Ein Forderungsausfall sollte nicht einfach als „Pech“ betrachtet werden. Er muss auch steuerlich und buchhalterisch korrekt behandelt werden.

Gerade bei größeren Forderungen ist deshalb die enge Abstimmung zwischen Unternehmen, Buchhaltung und Steuerberatung wichtig.

Mahnwesen schützt nicht nur vor Zahlungsausfällen

Ein konsequentes Mahnwesen hat noch weitere Vorteile.

• Bessere Liquiditätsplanung: Je schneller Forderungen beglichen werden, desto zuverlässiger kann ein Unternehmen seine zukünftigen Zahlungseingänge planen.

• Weniger Verwaltungsaufwand: Ein standardisierter Mahnprozess verhindert, dass Mitarbeiter ständig individuell prüfen müssen, welcher Kunde wann erinnert werden sollte.

• Frühzeitige Erkennung von Problemen: Häufen sich bei einem Kunden Zahlungsverzögerungen, kann dies ein Warnsignal sein. Das Unternehmen kann dann beispielsweise prüfen, ob zukünftige Aufträge anders abgewickelt oder Zahlungsbedingungen angepasst werden sollten.

• Professioneller Außenauftritt: Ein strukturiertes Forderungsmanagement muss nicht unfreundlich sein. Klare und sachliche Kommunikation kann sogar dazu beitragen, Geschäftsbeziehungen professionell zu gestalten.

Unternehmer sollten ihre offenen Forderungen regelmäßig analysieren

Ein Blick auf den Gesamtumsatz reicht für die Beurteilung der finanziellen Situation nicht aus.

Interessanter sind beispielsweise Fragen wie:

• Wie hoch sind die aktuellen offenen Forderungen?
• Welche Rechnungen sind bereits überfällig?
• Wie lange sind diese Forderungen überfällig?
• Welche Kunden verursachen regelmäßig Zahlungsverzögerungen?
• Welche Forderungen haben besonders hohe Einzelbeträge?
• Wie viel Umsatzsteuer wurde bereits abgeführt, obwohl die dazugehörigen Rechnungen noch nicht bezahlt wurden?
• Gibt es Hinweise auf mögliche Forderungsausfälle?

Eine sogenannte Altersstruktur der Forderungen kann hierbei sehr hilfreich sein. Dabei werden offene Forderungen beispielsweise nach Zeiträumen aufgeteilt:

0–30 Tage | 31–60 Tage | 61–90 Tage | über 90 Tage

Dadurch wird schnell sichtbar, wo Handlungsbedarf besteht.

Fazit: Mahnwesen ist Liquiditätsmanagement

Das Mahnwesen wird in Unternehmen häufig als lästige Routineaufgabe wahrgenommen. Tatsächlich gehört es zu den wichtigen Instrumenten eines funktionierenden Finanzmanagements.

Gerade bei der Sollversteuerung sollte die Bedeutung nicht unterschätzt werden: Die Umsatzsteuer entsteht grundsätzlich bereits im Zusammenhang mit der Ausführung der Leistung und nicht erst dann, wenn der Kunde die Rechnung bezahlt.

Damit kann das Unternehmen in Vorleistung gehen – nicht nur gegenüber dem Kunden, sondern gewissermaßen auch hinsichtlich der Umsatzsteuer.

Ein konsequentes Mahnwesen hilft daher, Liquidität zu sichern, Risiken frühzeitig zu erkennen und Forderungsausfälle zu reduzieren.

Unternehmer sollten offene Forderungen deshalb nicht erst dann betrachten, wenn das Bankkonto knapp wird. Ein regelmäßiger Blick auf die offenen Posten, klare Zahlungsziele und ein strukturierter Mahnprozess gehören zu einer vorausschauenden Unternehmensführung.

Denn am Ende gilt:

Ein Umsatz ist erst dann wirklich liquide, wenn das Geld auch auf dem Konto eingegangen ist.

Hinweis: Die steuerlichen Ausführungen beziehen sich auf die deutsche Umsatzsteuer und stellen keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung dar.

Offene Forderungen? Wir kümmern uns darum.

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