E-Rechnungspflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Seit der Einführung der E-Rechnungspflicht beschäftigen sich viele Unternehmen mit der Frage: „Wie erstelle ich eigentlich eine E-Rechnung?”
Dabei herrscht häufig ein Missverständnis: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung im PDF-Format. Es handelt sich vielmehr um eine strukturierte elektronische Rechnung, die von Softwaresystemen automatisiert gelesen und verarbeitet werden kann.
Für viele Unternehmer klingt das zunächst kompliziert. Die gute Nachricht: Mit den richtigen Programmen lässt sich eine E-Rechnung heute in der Regel mit nur wenigen Klicks erstellen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, elektronischen Format. In Deutschland sind die Formate XRechnung und ZUGFeRD von besonderer Bedeutung.
Im Gegensatz zu einer herkömmlichen PDF-Rechnung werden die Rechnungsdaten nicht nur sichtbar dargestellt, sondern zusätzlich maschinenlesbar gespeichert. Dadurch können Buchhaltungs- und ERP-Systeme die Daten automatisch verarbeiten.
Welche Angaben muss eine E-Rechnung enthalten?
Inhaltlich gelten die gleichen steuerlichen Anforderungen wie bei einer klassischen Rechnung.
Dazu gehören unter anderem:
- Name und Anschrift von Leistungserbringer und Leistungsempfänger
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Leistungsbeschreibung
- Leistungsdatum
- Nettobetrag
- Umsatzsteuerbetrag
- Bruttobetrag
Die gesetzlichen Pflichtangaben ändern sich durch die E-Rechnung nicht.
Welche Software wird benötigt?
Am einfachsten ist es, eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware zu nutzen, die E-Rechnungen unterstützt.
Die Erstellung von XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen ist bei vielen aktuellen Programmen bereits standardmäßig möglich.
Dazu zählen beispielsweise:
- Buchhaltungsprogramme
- ERP-Systeme
- Fakturierungsleistungen
- Cloudbasierte Rechnungssoftware
Oftmals genügen ein Software-Update oder die Aktivierung entsprechender Funktionen.
Unsere Softwareangebote finden Sie im Onlineshop von BizTech oder können sie per Direktanfrage erhalten.
E-Rechnung erstellen – Schritt für Schritt
1. Stammdaten prüfen
Bevor eine Rechnung erstellt wird, müssen die Unternehmens- und Kundendaten vollständig und aktuell sein. Denn fehlerhafte Adressen oder fehlende Steuerdaten können später zu Problemen führen.
2. Rechnung wie gewohnt erfassen
Die Rechnung wird zunächst wie bisher erstellt.
- Kunde auswählen
- Leistung erfassen
- Beträge berechnen
- Rechnungsnummer vergeben
Der eigentliche Unterschied zeigt sich erst später im Ausgabeformat.
3. E-Rechnungsformat auswählen
Je nach Software kann nun das gewünschte Format ausgewählt werden.
- XRechnung
- ZUGFeRD
Das erforderliche Format hängt häufig von den Anforderungen des Kunden oder Auftraggebers ab.
4. Rechnung versenden
Anschließend erstellt die Software automatisch die strukturierte E-Rechnung. In der Regel muss sich der Nutzer nicht mit den technischen XML-Dateien beschäftigen.
5. Rechnung versenden
Anschließend kann die E-Rechnung:
- per E-Mail versendet,
- über Kundenportale bereitgestellt oder
- über spezielle Übertragungswege übermittelt werden.
Es ist wichtig, dass der Empfänger die Rechnung empfangen und verarbeiten kann.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung enthält ausschließlich strukturierte Rechnungsdaten und wird vor allem im öffentlichen Bereich verwendet.
Bei ZUGFeRD werden eine normale PDF-Darstellung und maschinenlesbare Rechnungsdaten kombiniert. Dadurch ist es möglich, die Rechnung sowohl von Menschen zu lesen als auch automatisiert zu verarbeiten.
ZUGFeRD ist derzeit für viele Unternehmen besonders attraktiv, da es die Vorteile beider Welten vereint.
Unsere Empfehlung
Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, ob ihre aktuelle Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware die Erstellung von E-Rechnungen unterstützt. Oft sind die technischen Voraussetzungen dafür bereits vorhanden.
Wer den Umstieg rechtzeitig vorbereitet, kann von folgenden Vorteilen profitieren:
- schnelleren Prozessen,
- weniger manueller Datenerfassung,
- geringerer Fehleranfälligkeit,
- effizienterer Buchhaltung und
- einer besseren Vorbereitung auf die fortschreitende Digitalisierung.
Fazit
Die Erstellung von E-Rechnungen ist heute deutlich einfacher als von vielen Unternehmen angenommen. Mithilfe einer geeigneten Software werden die erforderlichen Daten automatisch ins passende Format übertragen.
Neben der technischen Umsetzung ist auch die rechtzeitige Vorbereitung der internen Prozesse entscheidend. Unternehmen, die sich frühzeitig mit diesem Thema befassen, legen den Grundstein für eine effiziente und zukunftssichere Rechnungsstellung.