Die betriebswirtschaftliche Auswertung ist Ihr wichtigstes Steuerungsinstrument. Hier erfahren Sie, wie Sie die BWA richtig lesen, interpretieren und nutzen.
BWA lesen und verstehen: Kurzer Leitfaden für Unternehmer
Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist eines der wichtigsten Instrumente zur Unternehmenssteuerung. Sie zeigt Ihnen jeden Monat auf einen Blick, wie es um die Wirtschaftlichkeit Ihres Unternehmens steht. Welche Umsätze haben Sie erzielt? Welche Kosten sind angefallen? Wie hoch ist Ihr Gewinn oder Verlust? Trotzdem wird die BWA von vielen Unternehmern unterschätzt oder nicht richtig genutzt. In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre BWA lesen, die wichtigsten Kennzahlen interpretieren und die gewonnenen Erkenntnisse für bessere Entscheidungen nutzen.
Was ist eine BWA und wozu dient sie?
Die BWA ist eine monatliche oder quartalsweise Übersicht über die Ertrags- und Aufwandssituation Ihres Unternehmens. Sie basiert auf den Daten der laufenden Finanzbuchhaltung und gibt Ihnen deutlich schneller als der Jahresabschluss, der oft erst Monate nach Geschäftsjahresende vorliegt, einen aktuellen Einblick in die wirtschaftliche Lage.
Die BWA erfüllt verschiedene Zwecke: Sie ist Ihr internes Steuerungsinstrument für unternehmerische Entscheidungen, die Grundlage für Bankgespräche und Kreditanträge, die Basis für die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater und ein Frühwarnsystem für wirtschaftliche Schieflagen.
Die wichtigsten Positionen der BWA erklärt
1. Umsatzerlöse
Die Umsatzerlöse zeigen Ihnen Ihre gesamten Einnahmen aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen. An ihnen erkennen Sie sofort, ob Ihr Geschäft wächst, stagniert oder schrumpft. Um saisonale Effekte zu berücksichtigen, sollten Sie die Umsatzerlöse immer mit dem Vorjahresmonat vergleichen.
2. Materialaufwand bzw. Wareneinsatz
Der Materialaufwand umfasst alle Kosten für eingekaufte Waren und Materialien, die direkt in Ihre Produkte oder Leistungen einfließen. Das Verhältnis von Materialaufwand zu Umsatz ist eine wichtige Kennzahl: Die Materialaufwandsquote zeigt Ihnen, wie effizient Sie mit Ihren Einkaufskosten umgehen.
3. Rohertrag bzw. Rohergebnis
Der Rohertrag ergibt sich aus den Umsatzerlösen minus dem Materialaufwand. Er zeigt, wie viel von Ihrem Umsatz nach Abzug der direkten Kosten übrig bleibt, um Personalkosten, Miete und andere Betriebskosten zu decken. Die Rohertragsmarge (Rohertrag geteilt durch Umsatz) ist eine der wichtigsten Kennzahlen zur Bewertung Ihrer Preisgestaltung und Einkaufsstrategie.
4. Personalkosten
Zu den Personalkosten zählen Löhne, Gehälter, Sozialabgaben und sonstige Personalaufwendungen. Konkrete Strategien zur Optimierung finden Sie in unserem Beitrag „Personalkosten optimieren”. Die Personalkostenquote – also die Personalkosten geteilt durch den Umsatz – variiert je nach Branche erheblich. In dienstleistungsintensiven Branchen liegt sie typischerweise zwischen 40 und 60 Prozent, im Handel hingegen deutlich niedriger.
5. Sonstige betriebliche Aufwendungen
Hierunter fallen alle weiteren Betriebskosten, beispielsweise Miete, Versicherungen, Kfz-Kosten, Reisekosten, Werbekosten, Rechts- und Beratungskosten und vieles mehr. Ein regelmäßiger Blick auf diese Positionen hilft Ihnen dabei, Kostentreiber zu identifizieren und Einsparpotenziale aufzudecken.
6. Vorläufiges Ergebnis
Das vorläufige Ergebnis zeigt Ihren Gewinn bzw. Verlust vor Steuern und Zinsen. Sie ist die zentrale Kennzahl der BWA und beantwortet die grundlegende Frage: „Verdient Ihr Unternehmen Geld – oder nicht?” – Rendite ja oder nein!
Die BWA als Steuerungsinstrument – so funktioniert es.
Monatlicher Soll-Ist-Vergleich
Vergleichen Sie Ihre monatlichen Ist-Werte mit den entsprechenden Planzahlen (Budget). Wo weichen die tatsächlichen Ergebnisse von Ihrer Planung ab? Handelt es sich um einmalige Abweichungen oder zeichnet sich ein Trend ab? Mithilfe dieses Vergleichs können Sie frühzeitig gegensteuern.
Vorjahresvergleich
Ein Vergleich mit dem Vorjahresmonat zeigt Ihnen die Entwicklung Ihres Unternehmens – unter Berücksichtigung saisonaler Schwankungen. Wenn die Umsätze steigen, die Margen aber sinken, ist das ein Warnsignal, das Sie genauer untersuchen sollten.
Kennzahlenanalyse
Berechnen Sie regelmäßig die folgenden wichtigsten Kennzahlen und verfolgen Sie deren Entwicklung im Zeitverlauf: Rohertragsmarge, Personalkostenquote, Gesamtkostenquote und Umsatzrentabilität. Mithilfe von Branchen-Benchmarks können Sie Ihre Werte einordnen.
Häufige Fehler beim Umgang mit der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA)
- Die BWA wird nicht zeitnah angeschaut. Eine BWA ist nur dann nützlich, wenn Sie sie zeitnah erhalten und auswerten. Wer die Finanzbuchhaltung auslagert, erhält die BWA in der Regel Mitte des Folgemonats, sofern die Unterlagen zeitnah eingereicht wurden.
- Nur auf das Endergebnis zu schauen, ist wenig aussagekräftig. Analysieren Sie deshalb immer auch die einzelnen Positionen und deren Entwicklung.
- Einmaleffekte werden nicht berücksichtigt. Hohe Einmalkosten oder außerordentliche Erträge können das monatliche Bild verzerren. Bereinigen Sie die BWA daher gedanklich um diese Effekte.
- Es werden keine Vergleichswerte herangezogen. Absolute Zahlen sind kaum aussagekräftig. Nutzen Sie deshalb stets Vergleiche, beispielsweise mit dem Vorjahr, dem Budget oder Branchenwerten. Behalten Sie Ihre Offene-Posten-Liste (OP-Liste) auch parallel im Blick.
Fazit
Die BWA ist weit mehr als nur eine Pflichtübung für die Bank. Wenn Sie sie richtig lesen und interpretieren, wird sie zu Ihrem wichtigsten Steuerungsinstrument. Nehmen Sie sich jeden Monat die Zeit, Ihre BWA aufmerksam zu analysieren. Es lohnt sich! Sollten Sie Unterstützung bei der Interpretation Ihrer BWA oder bei der wirtschaftlichen Planung benötigen, zögern Sie nicht, uns anzusprechen. – Nehmen Sie einfach Kontakt auf und vereinbaren Sie einen Termin.