Ausnahmen bei fortlaufender Rechnungsnummer – gibt es das?
Kann von der fortlaufenden Nummerierung von Rechnungen abgewichen werden? Eine interessante Frage!
Das UStG und der UStAE fordern eine fortlaufende Nummerierung. Damit ist grundsätzlich eine durchgehende und lückenlose Nummerierung der Ausgangsrechnungen gefordert. In der Praxis kann es jedoch zu Abweichungen kommen, die eine nicht lückenlose Abfolge begründen.
Beispiele für Ausnahmefälle:
- Absturz EDV-System
- Systemwechsel
- Beginn einer neuen Rechnungsperiode (Jahreswechsel)
Fortlaufende Rechnungsnummer bei Absturz EDV-System und Systemwechsel
Um Doubletten zu vermeiden und den Betrieb möglichst reibungslos wieder anzufahren, wird zum Beispiel bei 800 Stück ausgestellten Rechnungen mit der Rechnungsnummer 1.000 fortgefahren.
Fortlaufende Rechnungsnummer bei Jahreswechsel
Die Rechnungsnummern lauten 2023-001 …. 2023-800 – die erste Rechnung im Jahr 2024 hat die Rechnungsnummer 2024-001. Hier fehlen die Rechnungsnummern 2023-801 bis 2023-999. Die Nummerierung der Rechnungen ist hier zwar nicht fortlaufend, jedoch nachvollziehbar unterbrochen. Das sind typische Anwendungsfälle des A 14.5 Abs. 10 Satz 4 UStAE.
Wichtig für das Finanzamt – Sind die Lücken im Nummernkreis plausibel?
Insoweit kommt es darauf an, ob Lücken im Nummernkreis geklärt können oder nicht. Fehlen zum Beispiel 10 Rechnungen im Nummernkreis 1 bis 1.000 wird das Finanzamt fragen, wo diese Rechnungen verbucht sind bzw. warum gerade diese Nummern fehlen. Je nachdem, ob weitere Ungereimtheiten oder Mängel in der Buchhaltung oder den Grundaufzeichnungen vorliegen, kann sich daraus eine Hinzuschätzung ergeben.
vergl. FG Köln vom 02.07.2010 – AZ: 11 K 3676/06 zur Schätzungsbefugnis des Finanzamtes
„Entgegen der Ansicht des Klägers (Stpfl.) ist es sehr wohl von Bedeutung, wenn einige Rechnungsnummern fehlen, ohne das eine Stornierung oder ein Verschreiben nachgewiesen ist.“
Fortlaufende Rechnungsnummer – Rechtsgrundlagen
UStAE 14.5
[…]
(10) Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen – oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. Es ist auch zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden.
Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten: […]
[…] eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreichen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer).