Kosten der Garantieerweiterung bei Wirtschaftsgütern
Anschaffungskosten oder sofort abziehbare Betriebsausgaben – in der Praxis stellt sich bei diversen Rechnungen immer wieder diese Frage. Heute erklären wir in unserem Blog-Artikel, wie die Kosten für die Erweiterung der Garantie bei der Anschaffung von Hardware buchhalterisch zu erfassen sind.
Frage zu Anschaffungskosten
Kann ein Unternehmer bei käuflichem Erwerb von Hardware, auch die zusätzlichen Kosten für die Erweiterung der Garantie des Wirtschaftsgutes aktivieren? Käuflich erworben wurde ein Server für das Unternehmen.
Antwort
Gemäß § 255 HGB gehören zu den Anschaffungskosten alle Aufwendungen die geleistet werden, um einen Vermögensgegenstand – zum Beispiel Hard- und Software (EDV) – zu erwerben und ihn in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Zu den Anschaffungskosten gehören auch die Anschaffungsnebenkosten sowie nachträgliche Anschaffungskosten.
Eine Nebenleistung liegt dann vor, wenn sie ein Mittel ist, um die Hauptleistung unter optimalen Bedingungen in Anspruch zu nehmen. Hard- und Software ist üblicherweise nach ihrer Einrichtung am Arbeitsplatz einsatzbereit. Aufwendungen für eine zusätzliche Erweiterung der Garantie gehören demnach nicht zu den Anschaffungskosten. Sie wirken sich nicht auf die Nutzung aus. Die Hard- und Software ist nämlich ohne als auch mit Erweiterung der Garantie in gleicher Weise uneingeschränkt nutzbar.
Mit dem Erwerb einer Garantieerweiterung erhält der Käufer einen zusätzlichen Schutz, falls innerhalb der vereinbarten Garantiezeit ein Defekt am Wirtschaftsgut auftritt. Die Erweiterung der Garantie beinhaltet also neben der Lieferung einen eigenen unabhängigen Zweck, nämlich das Wirtschaftsgut gegen Schäden zu versichern. Die Verschaffung eines Versicherungsschutzes ist somit keine unselbständige Nebenleistung zur Lieferung. Sie ist vielmehr eine eigenständige Leistung, die nach § 4 Nr. 10 Buchst. b UStG steuerfrei ist. Nach § 4 Nr. 10 Buchst. b UStG sind Leistungen umsatzsteuerfrei, die darin bestehen, das anderen Personen Versicherungsschutz verschafft wird.
Was ist nun die Konsequenz?
Ein Unternehmer, der Hard- und Software käuflich erwirbt, kann die zusätzlichen Kosten für die Erweiterung der Garantie nicht zusammen mit den Anschaffungs- und Herstellungskosten aktivieren. Bei den Kosten für eine zusätzliche Garantieerweiterung handelt es sich um einen im Voraus bezahlten Versicherungsbeitrag. Steuerpflichtige die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG – der Einnahme-Überschuss-Rechnung – ermitteln, haben in der Regel eine sofort abziehbare Betriebsausgabe zum Zeitpunkt der Zahlung. Hierbei sollte jedoch § 11 Abs. 2 Satz 3 EStG beachtet werden.
Steuerpflichtige die ihren Gewinn durch Bilanzierung ermitteln müssen unter Umständen einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten bilden, und die Kosten über die Laufzeit verteilen. Dies ist unabhängig von der Höhe und Wesentlichkeit der abzugrenzenden Beträge.
Buchung einer Garantieverlängerung
Ein Unternehmer hat einen Server für 6.000 EUR netto käuflich erworben. Er hat mit dem Verkäufer des Produktes eine zusätzliche Garantieerweiterung auf 5 Jahre vereinbart. Dafür bezahlt er 1.500 EUR. Der Server selbst ist mit 6.000 EUR im Anlagevermögen zu aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer jährlich abzuschreiben. Der Betrag von 1.500 EUR für die Erweiterung der Garantie ist aktiv abzugrenzen. Nach Ablauf der kostenlosen Herstellergarantie von zum Beispiel 24 Monaten (2 Jahre) sind die 1.500 EUR anschließend über 3 Jahre gewinnmindernd aufzulösen.