Unternehmer sind zur Aufbewahrung von Unterlagen verpflichtet, dies ist gesetzlich im Steuerrecht als auch Handelsrecht geregelt.
Neben der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB) gibt es aber noch spezielle Fristen in anderen Gesetzen und Verordnungen. Steuerrelevante Geschäftsunterlagen sind 6, 8 oder sogar 10 Jahre aufzubewahren. Die jeweiligen Fristen sind in der Abgabenordnung geregelt. Beispielsweise müssen Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV), Lageberichte usw. 10 Jahre aufbewahrt werden. Durch das vierte Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungsbelege und Rechnungen von 10 auf 8 Jahre gesenkt.
Eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren gilt für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, wie zum Beispiel empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu gehören Angebote, Mahnungen, Verträge usw.
Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht liegt vor, wenn die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen vor Ablauf der jeweiligen Frist beiseitegeschafft, vernichtet, beschädigt o.ä. werden und somit die Übersicht über die Vermögensgegenstände erschwert wird. Hierin liegt dann eine Verletzung der Buchführungspflicht.
Grundsätzlich beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das entsprechende Dokument neu angelegt oder letztmals geändert bearbeitet wurde.
Die Fristen können sich verlängern, wenn die Dokumente zum Beispiel für die Steuer notwendig sind und deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
- Begonnene Betriebsprüfung
- Vorläufige Steuerfestsetzung
- Steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen
- Schwebende oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
Der Unternehmer ist rechtlich zur Aufbewahrung der Unterlagen über mehrere Jahre verpflichtet. Die Form der Aufbewahrung liegt somit in seiner eigenen eigenen Verantwortung. Sichergestellt muss dabei sein, dass die Unterlagen jederzeit eingesehen werden können. Hinsichtlich der Form der Aufbewahrung gibt es Vorschriften des Gesetzgebers. Gewährleistet muss in jedem Fall die Lesbarkeit der Dokumente sein. Rechnungen müssen demnach auch nach acht Jahren noch lesbar sein.
Die Akten müssen nicht in einem Lagerraum aufbewahrt werden, denn heutzutage liegen die Daten und Unterlagen meist in digitaler Form vor. Hierzu kann eine digitale Archivierungssoftware genutzt werden. Gleichzeitig wird die Pflicht zur revisionssicheren Archivierung erfüllt, nach den Anforderungen der GoBD.